Jak mądrze zaprojektować recepcję?

Jeśli nasza instytucja przyjmuje interesantów w swojej siedzibie, musimy mieć świadomość tego, że to właśnie recepcja staje się w takim przypadku pomieszczeniem o kluczowym znaczeniu. Już choćby dlatego tak duży nacisk kładzie się na to, aby każdy związany z nią element był starannie przemyślany, a osoby stające za recepcyjną ladą – poddane selekcji.

Określenie „jak cię widzą, tak cię piszą” jest dość stare, nie można jednak nie zgodzić się z tym, że z biegiem czasu wcale nie traci na znaczeniu. Co więcej, jest znakomitą odpowiedzią na pytanie o to, dlaczego recepcja ma tak duże znaczenie dla kształtowania wizerunku naszej firmy. Trudno przecież nie zgodzić się z tym, że to właśnie w niej najczęściej dochodzi do pierwszego kontaktu z klientem lub petentem. Dotyczy to podmiotów o różnym profilu, w tym także kancelarii adwokackich.

Teoretycznie, olśnienie klienta nie powinno być trudnym zadaniem. Wielu osobom wydaje się, że jego realizacja będzie zakończona sukcesem, jeśli sięgniemy po drogie meble i kilka efektownych gadżetów za biurkiem. Okazuje się jednak, że choć omawiana tu strategia cieszy się dużą popularnością, bywa postrzegana jako dość niebezpieczna. Jeśli pomieszczenie jest zagracone, a obsługa, choć miła dla oka, składa się z osób niekompetentnych, klient szybko straci cierpliwość dochodząc do wniosku, że i sama firma wcale nie musi przypaść mu do gustu. Jeśli zatem chcemy dobrze urządzić recepcję, musimy się naprawdę postarać. Co więcej, przyda nam się odrobina wiedzy z dziedzin takich, jak architektura, marketing, zarządzanie, a nawet psychologia i socjologia.

W pierwszej kolejności musimy uświadomić sobie, że recepcja ma służyć nie nam, ale klientom, powinna więc odpowiadać ich gustom, a niekiedy również stereotypom. Jeszcze przed podjęciem konkretnych decyzji odnoszących się do jej wystroju warto więc zastanowić się nad wirtualnym modelem klienta, który będzie z niej najczęściej korzystał.

Jeśli stawiamy na ciężkie meble, musimy mieć świadomość tego, że będą go one przytłaczać, a klient wychodzący z kancelarii pełen obaw z pewnością zechce przetestować także kilka firm, które konkurują z nami o uznanie w jego oczach. Nie można tez zapominać o tym, że samych mebli nie powinno być zbyt wiele. Zagracone pomieszczenia często sprawiają wrażenie tych, które nie są utrzymane w czystości, a takiego efektu z pewnością nie chcielibyśmy osiągnąć. Warto zatem zrezygnować z krzeseł zastępując je kanapą i wygodnymi fotelami, nie zaszkodzi też zainwestować w stolik. Sam kolor mebli dobrze jest dopasować do koloru ścian, zasłon i dywanu.